La contabilidad de toda empresa es uno de los aspectos más importantes para el buen funcionamiento de la misma. Es por ello que elegir un software contable es una decisión difícil a la que se enfrenta todo gerente. De esta herramienta dependerá el desarrollo de la Pyme, por lo que se debe evaluar varios aspectos de estos sistemas contables.
Importancia de tener un software contable en la empresa
Muy pocos empresarios consideran importante tener un programa que contabilice todos los datos de la pyme. Cuando algunos inician su negocio ven las herramientas contables como un trabajo adicional que deben realizar. Por el contrario, obtenerlo es lo que permitirá agilizar y llevar a cabo una mejor gestión de la empresa. Las ventajas que proporcionan estos programas son innumerables y todas en pro del crecimiento empresarial.
En vista de ello, queda demostrada la importancia que tiene la parte contable en toda empresa. Esta es la que genera la información requerida para la toma de decisiones, arrojando cada balance financiero. La mejor manera de llevar las finanzas de una empresa es a través de los registros contables. Esta es la función que cumplen los software automatizados, llevan el registro y realizan las operaciones.
Elementos para elegir un software contable
Tomando en cuenta la importancia que tienen estos programas informáticos, se debe elegir un buen software contable. Esto garantizará la gestión de la empresa así como un aumento en su productividad, gracias a la toma de decisiones acertadas.
Tener un contador en el negocio puede ser de mucha ayuda para elegir un buen programa informativo empresarial. Sin embargo, es recomendable tomar en cuenta el personal que hará uso de esta herramienta. El gerente debe estar involucrado también, pues es quien tomará las decisiones basándose en los informes arrojados por el programa.
Para conocer y manejar este tipo de software no se requiere ser un experto, pero si tener cierto conocimiento. Por ejemplo, será necesario conocer cómo funcionan estos programas y cómo acceder a los datos e información que proporcionan. Para elegir acertadamente el mejor programa contable se debe tomar en cuenta los siguientes elementos:
Accesibilidad
El primer aspecto a examinar y uno de los más importantes es la accesibilidad del programa. Es decir, si permite obtener la información y en un tiempo real de las finanzas de la empresa. Además de esto, que se pueda tener un fácil acceso en cualquier otro momento. Así como también que tenga la capacidad de que se puedan elaborar reportes y facturas digitales.
El programa contable que se escoja debe tener entre sus opciones poder hacer múltiples instalaciones. También, debe contar con acceso a Internet, para que se realicen los procesos de manera automática y puedan guardarse. Algunos de estos programas contables guardan esa información en una nube, como miskuentas, es uno de los que cubre todas estas especificaciones. Aunque existen muchas opciones no todos permiten tener acceso a la información y a su vez dar control de todo.
Desarrollo de operaciones
Otro aspecto relevante que se debe analizar es que el software permita realizar operaciones remotas. Por ejemplo, realizar transferencias, pagos de nóminas, generación de reportes, de créditos, facturación entre otros. El programa que se escoja debe dar la opción de conocer y manejar toda la información de la empresa.
Del mismo modo, debe permitir el desarrollo de operaciones propias del sistema sin tener que recurrir a personal especializado. De esta manera, es más fácil realizar una toma de decisiones contando con la información a mano.
Automatización de procesos
Por último, y no menos importante, para elegir un software contable es la automatización de procesos.
Algunas compañías hacen publicidad de sus plataformas contables pero no todas hacen una sistematización de los procesos de las pymes. Este punto es fundamental pues existen operaciones que requieren esta automatización se lleve a cabo. Por ejemplo, los pagos a proveedores o los cálculos fiscales.
Al tomar en cuenta estos tres elementos es posible contar con un buen programa contable. Los beneficios se verán reflejados a través de los resultados obtenidos por la pyme.
El crecimiento y desarrollo de la empresa será mucho mayor, gracias al software y su implementación. De esta manera, tomar decisiones será mucho más fácil, además que se sustentarán en una base rentable, la información del programa contable.